De afgelopen weken ben ik één van mijn klanten volop aan het ondersteunen met het uitrollen van een nieuwe vestiging van één van zijn leukste bedrijfsconcepten in Amsterdam. Het is een ultieme combinatie van kwaliteitsproducten, warenkennis, vernieuwing in een supersociaal jasje voor een betaalbare, transparante prijs. En gezien meer van mijn klanten me vooral in dit soort situaties (extra) inschakelen, dacht ik dat het een mooi moment was eens een blog te wijden aan het onderwerp. Want uitbreiden, hoe doe je dat?
Niet over één nacht ijs
Het proces voorafgaand aan het uitbreiden of een nieuw concept aansnijden gaat niet over één nacht ijs. Vaak is het zo dat je als gevestigde ondernemer eerst tijd vrij moet maken om nieuwe trends in de markt te onderzoeken, vernieuwende concepten bekijken, veel mensen spreken, en daarover brainstormen en aantekeningen of een moodboard maken.
Tijd vrij maken begint onder andere bij zorgen dat processen in je bedrijf sneller verlopen en meer inzicht opleveren, en door anderen uitvoerende taken in je bedrijf te laten oppakken. En daar begin ik meestal eerst, bij het administratie proces optimaliseren. Dat betekent zorgen dat gegevens makkelijker, sneller en automatisch worden bijgehouden op de voorgrond en zorgen dat het in beknopte overzichten gegoten wordt voor jezelf en je boekhouder of accountant op de achtergrond. Het liefst met zo min mogelijk handmatige handelingen en zoveel mogelijk koppelingen en automatisering.
Als je administratie sneller is bijgewerkt en voorbereid voor de boekhouder, heb je sneller toegang tot de data in je bedrijf en weet je wat werkt en wat niet.
Nuttige informatie als je een volgende stap wilt zetten. Of dat nu een nieuwe vestiging, een nieuwe markt/doelgroep of nieuw aanbod is. Gebruik de aanwezige data om je hiermee te helpen.
Maak een plan
Wat wil je aanbieden, hoe ga je het aanbieden, hoeveel kan het (op papier) opleveren en wat zijn de bijbehorende kosten. Maak je genoeg winst? Soms help ik ondernemers met alleen zo’n plan uitwerken. Dan hebben ze weer overzicht en kunnen ze daarna verder. De ondernemer uit mijn voorbeeld is zelf heel goed in plannen maken en doorrekenen. En meestal schakelt hij, bijvoorbeeld voor een financiering, één van de andere financials in het team in voor het doorberekenen van een 5-jaren plan. Maar dan komt het.
Praktische zaken bij een nieuwe vestiging
De uitvoering als eenmaal de handtekening onder een koop en/of huurcontract is getekend. De opzet van een nieuwe vestiging, waarbij tal van praktische zaken komen kijken. Van inrichting, gas/water/elektra, internet en telefoon, verkooptechniek (kassa en pinautomaat), voorraad, website, mailadressen, marketingmaterialen, administratie in de boekhouding aanmaken, belastingdienst aanmelden, vaste leveranciers aanschrijven voor de eerste leveringen, leveringscontracten opstellen inclusief automatische incasso’s, archief opzetten, etc.
Veel praktische zaken die een beetje vergelijkbaar zijn met een verhuizing. En als er iets is dat ik vaak en met veel plezier heb gedaan in mijn leven is het wel verhuizen. Ik hou van die extreme chaos. Daar structuur in aanbrengen en alles regelen. En dat is precies waar deze ondernemer mij voor inschakelt. Samen zitten en alles weer even op een rijtje zetten.
Regeltijd
Altijd weer leuk wat dat teweegbrengt. Vooral leveranciers van vaste lasten passen namelijk intern best het nodige aan, maar omdat dat ook de kosten zijn die vrijwel altijd automatisch doorlopen en worden geïncasseerd aan het begin van de maand, kijken we er niet vaak naar. Terwijl er, zo bleek ook deze week weer, bijzonder voordeel uit te halen valt. Zo was het nu mogelijk alle energiecontracten per vestiging onder één klantnummer te scharen met één inlogomgeving. On-dingen voor ondernemers trouwens, die inlogomgevingen, in het kader van automatiseren. Helemaal als er geen andere manier meer is om facturen te ontvangen, behalve in een ‘portaal’. Voor particulieren overigens juist heel prettig, je hebt die extra administratie vrijwel niet nodig (daarover meer in mijn privé administratie cursus), maar als ondernemer heb je een administratieve bewaarplicht en dan wil je alles het liefst zoveel mogelijk op één plek hebben (daarover meer in mijn zakelijke administratie training).
Maar goed, lang verhaal kort, de medewerkster aan de telefoon kon me ook vertellen dat we, gezien de verwachting was dat we nog wel even op deze plek zitten, een ander tarief kon aanraden. Waarbij ik deze ondernemer zo’n 25% van de jaarlijkse energiekosten heb bespaard. En dat kon ik ook direct doen voor de andere bedrijven waar al een contract mee liep. Gezien deze ‘korting’ slechts een jaar geldig is, heb ik direct een reminder in mijn to-do app gezet, zodat ik over een jaar weer contact op kan nemen om deze korting te ‘verlengen’. Het instellen van een reminder vóór de verloop/opzegdatum van een contract, of dat nu in een to-do app of in je agenda is, is een superhandige manier om jezelf te helpen het meeste uit deze vaste kosten te halen.
Er zit veel tijd in de voorbereiding van een nieuw bedrijf, een nieuwe locatie, een verhuizing. Of dat nu voor het eerst is, of de tiende keer. Hoe fijn is het dan om een draaiboek af te kunnen werken?
Wil je hier met me over praten? Dat kan tijdens een Helder Gesprek.
Heldere groet,
Hetty Knottenbeld