Een bedrijf heeft als voornaamste doel geld verdienen. En met name winst maken: meer inkomsten dan uitgaven hebben. Alles in het bedrijf heeft invloed op hoeveel geld het bedrijf verdient. Een financieel gezond bedrijf zorgt voor salaris, blije mensen en mogelijkheden om nieuwe initiatieven door te voeren. Maar hoe creëer je financieel overzicht in je bedrijf?
De vier belangrijkste geldzaken die helpen aan financieel overzicht en winstgevendheid in het bedrijf lees je in dit blog.
Cashflow versus boekhouding
Waar de boekhouding je vooral financieel overzicht geeft in theorie vertelt je cashflow welke middelen je écht hebt in je bedrijf om daaraan te voldoen, de praktijk. Je hebt beide nodig voor een actueel zicht op de financiële situatie van je bedrijf.
1 – Boekhouding en de boekhouder
De basis van de boekhouding bevat de (juiste) verwerking van verstuurde en ontvangen facturen plus betaalverkeer in het bedrijf. Je kunt er dus, mits bijgewerkt, zien wat nog te ontvangen omzet (verstuurde facturen) en te betalen kosten (ontvangen facturen) zijn. En ook betalingen die je hebt gedaan, maar waar geen factuur van is verwerkt.
In je boekhouding vind je echter ook afschrijvingen en reserveringen die je niet in je banksaldo terugziet, maar wél wegens belastingregels worden verwerkt. Daarover een andere keer meer. En/of vraag hiernaar bij je boekhouder of accountant.
Tegenwoordig is het op juiste manier verwerken van deze gegevens voor het grootste deel te automatiseren.
Hoeveel geautomatiseerd kan worden in jouw boekhouding hangt af van:
- de mogelijkheden van je boekhoudsoftware
- jouw manier van gegevens verwerken
- hoe goed jij, je bedrijfsorganisatie, je boekhouder/accountant en de boekhoudsoftware op elkaar zijn afgestemd.
Als dat allemaal soepel en snel verloopt, spuugt de boekhoudsoftware prachtige overzichten uit die je kunt (leren) begrijpen, zodat je snapt wat er met het geld in je bedrijf gebeurt en je daar indien gewenst iets aan kunt veranderen.
Met automatiseren creëer je dus snel financieel overzicht in de boekhouding van je bedrijf.
2 – Cashflow en werken met ‘potjes’
Cash(flow) vind je in je portemonnee (kassa) en op je bankrekening. Het vertelt je wat je hebt, maar je ziet er geen omzet die nog binnen moet komen maar wel gefactureerd is of kosten die je nog moet betalen.
Voor meer financieel overzicht in de cashflow van je bedrijf, je geldstromen, dus wat er binnenkomt en uitgaat, is het een idee om meerdere zakelijke bankrekeningen (betaal & spaar) te openen. Op die manier creëer je een ‘potjessysteem’ met je elektronische geld zoals veel opa’s en oma’s vroeger hadden met het huishoudgeld. En ik ken ook veel mensen die privé meerdere rekeningen hebben voor meerdere doelen. Waarom zou je dat zakelijk niet ook doen?
Alleen al het uitsplitsen van je ontvangsten en je uitgaven geeft veel (instant) inzicht dat je niet steeds met filters hoeft te bekijken en uit te rekenen. Zo snel mogelijk inzicht is wat je wilt.
Een (spaar)rekening voor je btw reservering en inkomstenbelasting is geen overbodige luxe.
En je kunt geld verdelen voor een zakelijke buffer, je ondernemerssalaris en kosten. Kosten kun je verder opsplitsen in algemene kosten, investeringen, voor je team / personeel. Alles afhankelijk van de grootte van je bedrijf, je wensen, plannen en organisatie.
Boekhouding en cashflow samen vertelt of je een financieel gezond bedrijf hebt.
Of je openstaande facturen kunt betalen én om te weten wat er nog wel/niet ontvangen is, zodat je daar actie op kunt ondernemen.
De boekhouding zo snel mogelijk bijgewerkt hebben zou dus de grootste prioriteit moeten zijn in je bedrijf. Zodat je zo snel mogelijk weet waar je aan toe bent. Hoe je bedrijf het financieel doet. Niet na een kwartaal, maar doorlopend, bij voorkeur wekelijks. Automatiseren en een heldere indeling, zowel bij het opslaan van gegevens als regelmatig contact met een boekhouder of accountant die je vragen beantwoordt in heldere taal, is daarbij cruciaal.
3 – Financieel Plan
Door vooruit te kijken over een bepaalde periode, zoals een maand, kwartaal, halfjaar of jaar, kun je van te voren inschatten welke omzet reëel is en welke kosten daarbij horen of doorlopend zijn, onafhankelijk van je aanbod. Die laptop of telefoon heb je waarschijnlijk tóch wel nodig om je bedrijf te sturen.
Je kunt in een financieel plan direct zien of een idee dat je hebt ook voldoende winst oplevert voor je eigen salaris en hoeveel ruimte je hebt voor extra’s, investeringen en tegenvallers.
Dit kan confronterend zijn. Maar probeer het in perspectief te zien. Vooruitkijken of je aanbod winstgevend en qua tijd & energie haalbaar is, geeft je ook de mogelijkheid om het aan te passen vóórdat het gebeurd is. Je kunt je aanbod bijstellen, je kosten omlaag brengen en op die manier je creatief vermogen als ondernemer inzetten.
Als je er na een kwartaal, halfjaar of zelfs jaar achterkomt dat je niet genoeg hebt om je rekeningen te betalen, zowel privé als zakelijk, is dat een veel vervelender confrontatie. Je kunt er dan immers niets meer aan doen.
Soms voel je belemmerende gedachten opkomen bij het maken van je plan. Denk aan:
- Ik kan het niet waarmaken.
- Mijn prijzen zijn vast te hoog.
- Ik verdien het salaris dat ik voor ogen heb niet.
Praat er dan eens over met een coach die zich richt op mindset, zoals Jitske Lochtenberg, waar ik zelf in 2020 het Mastermind Programma volgde.
Belangrijk bij een financieel plan is ook om het er elke maand bij te pakken en te vergelijken met je daadwerkelijke cijfers. Ook dat kan confronterend zijn. Maar net zo goed een feestje als je over je omzetdoel bent gegaan en je kosten laag hebt weten te houden!
4 – Budgetten
Met het maken van een financieel plan reken je eigenlijk budgetten uit. Dit doe je met het stellen van vragen als:
- Hoeveel klanten heb je nodig om je gewenste omzet mogelijk te maken?
- Welke kosten horen bij een specifiek aanbod? (zoals het huren van een ruimte of inzetten van andere ondernemers of personeel)
- Wat zijn doorlopende algemene kosten die níet bij een specifiek aanbod horen? (zoals hosting van je website, je boekhoudpakket en telefoonrekening)
Bovenstaande vragen vooraf beantwoorden, waarbij je de kosten liefst iets ruimer inschat, creëert (stiekem) budgetten. En voor een budget (met welk geld mag ik spelen?) een spaarrekening openen geeft je doorlopend inzicht gedurende de looptijd van het aanbod. Het geeft je daarmee óók de mogelijkheid om doorlopend creatief na te denken over hoe je binnen je budget kunt blijven, zonder op waarde in te leveren. (Dat vind ik dus een feestje!)
Budgetten stellen is daarbij SUPERhandig als je met een team werkt en zaken uitbesteed. Zij hebben daarmee namelijk direct helderheid en hoeven niet voor elke beslissing bij jou te komen = makkelijker delegeren. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan een advertentiebudget.
En je kunt budgetten (financiële doelen) niet alleen over een jaar, maar ook per aanbod of project uitwerken. Geeft heel veel duidelijkheid en focus.
Zet bovenstaande financiële basis stevig neer voor je bedrijf en hou dit aan. Zo creëer je financieel overzicht in je bedrijf. Ruimte om financieel mee te bewegen, bij tegenvallers én meevallers. En zo wordt geld weer gewoon getallen, in plaats van zorgen.
Welke van bovenstaande punten heb jij al scherp?
En welk punt mag meer aandacht krijgen?
