Geen goed plan

Daar zat ze, en ik had het helemaal niet in de gaten. Ze leek zo succesvol. Lekker bezig, altijd een glimlach en een groet. Diverse mensen liepen in en uit. Klanten, leveranciers, medewerkers? Wie zou het zeggen.

En op een zekere ochtend bij de buurvrouw werd ik getipt om toch eens te gaan praten. Die glimlach hield haar staande. Staande in een overweldigende hoeveelheid werk en bijkomende administratie. Soms, na een lange werkdag, liet ze er wel iets over vallen.

Ze deed gewoon wat ze het liefste deed en was daar zeer succesvol in. Tenminste… Haar aanbod was gewild. Mensen kwamen van de andere kant van het land om bij haar te kopen. De telefoon stond roodgloeiend en de mailbox liep vol.

Maar heel eerlijk kon ze het niet bolwerken. Soms lukte het niet een opdracht af te maken of een product te leveren, omdat er gegevens misten. En zoals het geld erin kwam, zo stroomde het er eigenlijk ook gewoon weer uit. Het was niet dat ze met die toestroom van aanvragen ineens meer geld overhield. En eigenlijk was het onduidelijk hoe dat nu kon.

Het ontbrak aan structuur. Een plan. En tijd. Ze kon wel een extra paar dagen in haar week gebruiken.

En dus gingen we samen zitten. Met een grote pot thee en lekkers. En we gingen mijn stappenplan af.

TIJD

Eerst de tijdsindeling onder de loep. Kijkend wáár ze zich mee bezig hield en wat haar persoonlijke ritme was, kwamen we er al snel achter dat het geen energie gaf.

We gingen daarom andersom plannen. Eerst de persoonlijke behoeften, van bedtijd tot eetmomenten en de hond uitlaten. Daarna kijken hoeveel tijd ze wílde spenderen aan bepaalde taken. Zoals het checken van mail of het doen van de inkoop.

STRUCTUUR

Daarna ging we in kaart brengen wat er allemaal op haar bordje lag.

  • Hoeveel mails komen er dagelijks binnen?
  • Wanneer gaat de telefoon vooral?
  • Hoe vaak moeten er producten en materialen bijbesteld worden?
  • Welke spullen worden het meest gezocht of misgegrepen?
  • Hoeveel producten worden per periode van een dag, week of maand verkocht?
  • Welke externe partijen of teamgenoten zijn nodig om dat mogelijk te maken?
  • Hoeveel facturen moeten er verwerkt worden per periode?

PROCESSEN

Vervolgens is het tijd om te zien of die processen anders ingedeeld kunnen worden en/of door iemand anders gedaan.

In dit geval bleken aanvraaggegevens regelmatig deels te ontbreken omdat er meerdere mensen verantwoordelijk waren voor het opnemen ervan en er geen systeem was bedacht om het te noteren. Denk aan en aanvraagformulier.

Dit bleek direct ook de reden van de grote hoeveelheid telefoontjes en emails. Dit bleek allemaal te maken te hebben met navraag van gegevens. Niet alleen met klanten, maar ook met leveranciers en partners. Tijd om hier een standaard voor te creëren.

FINANCIEEL PLAN

Tot slot brachten we in kaart hoeveel er werkelijk binnenkwam aan omzet per periode. Dat was een uitdaging. Ook het gewenste salaris, personeelskosten, belastingen, inkoop en andere terugkerende uitgaven kwamen aan bod. De kosten waren makkelijker traceerbaar. Een duidelijk signaal.

Naast elkaar bleek dan ook snel dat de kosten hoger waren dan de gemiddelde omzet. Reden dat ze altijd geld tekort kwam én zichzelf niet haar gewenste salaris kon uitbetalen.

In dit geval was het verhogen van haar prijzen een logische stap. De vraag was immers erg groot. En gezien de hoeveelheid aanvragen was een kleine verhoging al voldoende om de balans tussen omzet en kosten de andere kant op te laten bewegen.

Met veel plezier denk ik terug aan deze klant, waar ik ruim anderhalf jaar heb meegelopen en een basis heb mogen aanbrengen om niet alleen haar bedrijf te laten ontwikkelen, maar ook om haar weer met rust en plezier te laten ondernemen en leven.

Welke onderdeel zou jij onder de loep mogen nemen in jouw bedrijf?

Geen goed plan