Structuur in je bedrijfsadministratie

‘Ik ben gewoon heel makkelijk met die dingen’, zegt ze tegen me tijdens onze eerste afspraak. ‘Ik verdien genoeg. Heb een goede zaak verkocht om mijn droom te volgen en er komt genoeg binnen’.

Toch lukt het niet zo goed. De bankrekening is niet structureel gevuld. Maar daarvoor zitten we nu nog niet. Al gaf ik haar wel aan het begin van onze afspraak het boek Profit First cadeau. Als er overzicht ontbreekt in papierwerk, is dat bijna altijd ook zo op de bankrekening, weet ik uit ervaring. Nu eerst zorgen dat er een systeem zit in het bijhouden van de gegevens, documenten en bonnetjes. Daar zit de meeste onrust.

Tijdens onze eerste structuurdag binnen het traject dat ze met me aangaat om nu eindelijk af te rekenen met de chaos deelt ze veel informatie met me die ze eigenlijk nooit echt uitspreekt. Ze vraagt me ‘of dit het ergste is dat ik ooit heb gezien’. Er liggen na onze eerste inventariseerslag 3 kleine stapeltjes op het verder lege bureau. Ik vraag haar of ze zeker weet dat dit alles is. 3 kleine stapeltjes voor iemand met 2 bedrijven, twee koopwoningen (waarvan 1 in de verkoop), twee auto’s (zakelijk en privé). Ik vraag me af waar de rest is gebleven.

Twee typen administratie ontduikers

Ik zie het vrijwel meteen, gedurende onze afspraak komt zij er zelf ook achter. Ze is een ‘weggooier’. Eén van de twee types die ik tegenkom in mijn werk. De personen die alles weggooien als ze het hebben gelezen, betaald of wanneer ze door gedachten over administratie overrompeld worden.

Het andere type is de ‘bewaarder’. Iemand die zo onrustig wordt van de administratie dat alles op grote stapels terecht komt, in kasten of bergkasten wordt gepropt, soms ongestructureerd, maar netjes, geperforeerd in een ordner of in een digitale map op de computer of meerdere USB sticks.

Bij beide komt paniek naar boven als er een document nodig is. Als de boekhouder een ontbrekend bonnetje mist bij controle van de bankbetalingen. Als er een herinnering binnenkomt en ze niet meer weten of de factuur betaald is of niet.

Wat je wilt is iets ertussenin. Weten wat je moet bewaren en wat niet. En een systeem hebben om dat bij te houden. Zodat je altijd een document kunt vinden als het nodig is. En zodat ook als je met vakantie gaat of iemand anders deze taak overneemt, er geen grote chaos ontstaat. Doorlopend inzicht en overzicht hoe je ervoor staat.

Bewaartermijnen

Als we na het eerste sorteerproces (bedrijf 1 / bedrijf 2 / privé) de papieren in categoriën gaan verdelen zegt ze al snel: ‘o, maar dat is oud. Dat kan weg.’ Het betreft een zakelijk document uit 2017 en dat jaar is afgesloten in de boekhouding. Ik deel informatie over de bewaartermijnen die gelden voor je administratie:

  • 5 jaar voor privé administratie
  • 7 jaar voor zakelijke administratie
  • 10 jaar voor onroerend goed

Als je personeel hebt, zitten daar per type document verschillende bewaartermijnen aan. Dat heeft vooral te maken met de privacywetgeving. Daarover een andere keer. Het zorgde er nu voor dat er een dikke ordner vol oude papieren loonstroken weg kon.

Die bewaartermijn geldt voor jou als ondernemer. Dat iets alleen in de software van je boekhouder zit is niet voldoende en bovendien niet handig. Als je een document nodig hebt, maar je boekhouder werkt niet in het weekend bijvoorbeeld. In mijn ogen is de beste samenwerking wanneer je boekhouder met jóu meewerkt, in plaats van andersom. Een jaarrekening alleen voldoet niet. Het gaat immers om de controle-functie. Of de jaarrekening klopt op basis van de onderliggende documenten.

Ze schrikt een beetje. ‘Oh.’, zegt ze, ‘Dat wist ik niet. Nu weet je meteen waarom ik niet zoveel spullen heb.’ Ik geef haar aan dat ik het begrijp. Dat we het vanaf nu anders gaan doen.

Als we hiermee klaar zijn, we zijn inmiddels ruim 3 uur bezig, neemt ze een korte pauze. Ze komt terug en ik merk dat het inzinkt. Ze spreekt het uit. ‘Dit grijpt me aan’ en ‘Dit is eigenlijk heel simpel’. ‘Dat ik mezelf dit niet eerder heb gegund’. Er volgt een opluchting.

We sluiten de dag af met het aanmaken van digitale archiefmappen. Voor iemand die zichzelf ‘digibeet’ noemt een grote uitdaging. Maar ik weet dat ik haar nog één groot succesgevoel mee kan geven voordat ik afscheid neem tot volgende week. Ik vraag haar of ze een cloud-opslag heeft. Na een paar minuten komen we erachter dat ze beschikt over een flink geheugen op haar iCloud, ze werkt met, anders dan ik, met Apple producten. Ook beschikt ze over een Dropbox account. In beide staan een kleine hoeveelheid willekeurige documenten waarvan ze niet wist dat ze er waren. Ik leer haar een eerste basisstructuur aanmaken. Ze krijgt het trucje door. ‘Kijk nou! Ik kan het gewoon!’, zegt ze euforisch.

Het alarm op mijn telefoon gaat af. Tijd om te stoppen en de oppas af te lossen. We nemen afscheid voor een week.

Herken jij jezelf in één van deze twee typen? Ik ga er graag met je over in gesprek. Laat een reactie achter onder dit bericht.

Twee typen administratie ontduikers